LOS 4 PASOS DE LAS CONVERSACIONES PRODUCTIVAS

4pasos-a-seguirHace algunos años atrás, cuando estaba haciendo mi certificación como Coach comencé a pensar cómo podía hacer que las conversaciones con mis colaboradores fueran cada vez más productivas.

Fue así como diseñe un modelo de conversación productiva que ahora quiero compartir con ustedes.

Lo primero que me gustaría hacer es definir qué es lo que considero una conversación productiva.  Una conversación productiva es aquella en la cual se logra entender la situación, las posibles causas, crear soluciones, tomar una decisión y elaborar un plan de acción.

PASO No. 1: SITUACIÓN

En esta fase es muy importante definir la situación, el problema o la oportunidad, por lo tanto debemos realizar preguntas que permitan:

  1. Describir la situación con el mayor número de hechos y datos posibles. Por ejemplo: En mi región las ventas se están cayendo 10%, dicha caída es generada por un bajo nivel de desempeño de los productos X, los cuales han disminuido sus ventas en 30%.
  2. Determinar las posibles causas: muchas veces ocurre que nuestros colaboradores nos informan de una situación, pero no comprenden las causas o posibles causas de la misma. Por lo tanto, debes indagar sobre las razones que están generando la situación y una vez más es fundamental que dichas causas sean sustentadas con hechos y datos. Lo “yo creo” son muy peligrosos ya que nos pueden llevar a tomar decisiones poco acertadas, mientras más datos tenemos mayor es la probabilidad de éxito.

Una vez que ya conocemos los detalles de la situación y las posibles causas debemos pasar al siguiente paso.

PASO No. 2: ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN

En esta fase, a menos que la situación fuera URGENTE, recomiendo usar dos niveles de conversación.

  1. La conversación del Coach: utilizando la pregunta como principal herramienta de comunicación, podemos solicitar a nuestro colaborador que proponga alternativas de solución. Este tipo de conversación es de gran ayuda para el desarrollo de nuestros colaboradores, ya que los invita a reflexionar, pensar y participar activamente, en la solución.
  2. La conversación del Mentor o Consultor: es aquí cuando podemos mostrar a nuestro colaborador algunas alternativas de solución, de igual forma es importante preguntarle su opinión, una vez más esto ayuda a incrementar el nivel de participación y compromiso.

Terminada esta fase ya deberíamos tener claridad de las posibles soluciones.

PASO No.3: DECISIÓN

Una vez que en conjunto con el colaborador ya se han evaluado las posibles soluciones, ha llegado el momento de tomar una decisión. Por lo tanto, acá el Líder tiene un papel importante, ya que debe enunciar:

Según lo conversado, lo que vamos a hacer es:

De igual forma recomiendo, que genuinamente preguntemos y verifiquemos:

¿Estás de acuerdo con la decisión o hay algo que te preocupe o quieras agregar?

En la mayoría de la ocasiones esta pregunta es muy valida y ayuda a incrementar los niveles de compromiso con la decisión tomada, sin embargo, puede ser que en algunos momentos la decisión tomada, por la magnitud de la misma no necesita ser verificada.

Una vez que ya se ha tomado la decisión, entramos en la última fase de la conversación.

PASO No.4: Plan de Acción

En muchas ocasiones he visto que a pesar de que se toman decisiones, las mismas no se ejecutan y eso es porque no verificamos cuales van a ser los próximos pasos. Aunque en la conversación no se trabaje el detalle del plan, si es recomendable establecer los siguientes puntos:

  1. ¿Qué vamos a hacer?
  2. ¿Cómo la vamos a hacer?
  3. ¿Cuándo lo vamos a hacer?
  4. ¿Quiénes lo van a hacer?
  5. ¿Cómo le vamos a hacer seguimiento?

Recuerden que la “visión, sin acción, es solo una ilusión”.

Como siempre me gusta decir, la mejor forma de saber si este modelo funciona, es implementándolo, probándolo y tomando los aprendizajes.

Pruébala y danos tus comentarios.

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Gerente General en Talent Leadership. Administrador de Empresas, con un post-grado en Marketing en el IESA, Coach Certificado, Consultor Gerencial y conferencista internacional. Tiene más de 18 años de experiencia en diferentes países de Latinoamérica en cargos gerenciales en áreas de Ventas, Marketing y Gerencia General, en empresas multinacionales de consumo masivo.

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