“No Hacen lo Que les Pido” – El Poder de los Pedidos

pedido no ha tiempoCuantas veces no hemos escuchado a otros y a nosotros mismos diciendo: “No se que pasa con la gente, pero nunca me entregan las cosas a tiempo y cuando me las entregan no están bien”. Lo peor de esta frase es el hecho de que siempre el problema son los otros y casi nunca reflexionamos y nos preguntamos ¿Qué pude haber hecho diferente, para que esto no ocurriera?.

Ahora, es posible que te estés preguntando: ¿Cómo puedo mejorar mis habilidades para hacer pedidos?.

Como consultores de negocios, la respuesta a esa pregunta la vamos a ir explorando poco a poco.  Posiblemente muchas de las cosas que te voy a ir comentando te resulten obvias e inclusive parte del sentido común. Sin embargo, hay que ser cuidadoso con lo obvio, porque el hecho que yo vea algo, no quiere decir que la otra persona lo este viendo en ese momento.

Veamos cuales son los elementos de un pedido poderoso:

SOLICITANTE Y RECEPTOR

Lo primero que debemos tener en cuenta es que en el acto de pedir debe existir un solicitante y un receptor. He escuchado en muchas oportunidades a un Gerente diciéndole a su colaborador:

“…Carlos necesitamos hacer un Reporte de Cierre de Mes”

¿Quién es el solicitante y quien es el receptor?, no queda claro porque el solicitante no esta establecido y aunque esta claro que Carlos es un receptor, no se sabe si el Gerente también va a trabajar en el Reporte. Por lo tanto la forma más adecuada seria decir:

“…Carlos necesito que hagas un reporte de cierre de mes”

En esa frase queda establecido que Carlos es el Receptor del Pedido.

TIEMPO

Pero acá no termina todo, ya que Carlos no sabe pedidos a tiempopara cuando se necesita el reporte, y es acá donde debemos ser muy precisos ya que a mayor precisión del pedido, mayor es la probabilidad de éxito en la entrega. Entonces frases como, “lo más pronto que puedas”, “para Octubre”, “para la próxima semana”, se caracterizan por dar una ilusión de tiempo que no ayuda a precisar la fecha. Sigamos construyendo un pedido poderoso:

“…Carlos necesito que hagas un Reporte de Cierre del mes de Julio y que me lo entregues el lunes 18 de agosto antes de las 5:00 pm

Ya comienza a ser un pedido más poderoso, sin embargo, siguen  faltando varios elementos.

PARÁMETROS DE EJECUCIÓN

Los parámetros de ejecución son básicos para parámetros de ejecuciónpoder formular un pedido poderoso, y la razón principal de esto es que es justamente ahí es donde surgen los mayores conflictos. No es raro escuchar frases como: “Nunca me entregan las cosas como yo quiero o como yo espero”. Se que posiblemente a muchos nos gustaría que nos leyeran los pensamientos, seria muy cómodo para nosotros, sin embargo, parte de un buen plan de coaching ejecutivo implica hacernos entender que nadie, por más inteligente que sea, nos puede leer el pensamiento. Por lo tanto cuando hacemos un pedido debemos establecer cuales son los Parámetros de Ejecución esperado. Sigamos construyendo un pedido poderoso:

“…Carlos necesito que hagas un Reporte de Cierre del mes de Julio y que me lo entregues el lunes 18 de agosto antes de las 5:00 PM. El Reporte lo necesito en Power Point, con las ventas en Dólares y Unidades, con comparaciones contra el Presupuesto y el año pasado.”

¿PARA QUE?

Cuando estamos haciendo un pedido, debemos desarrollar un discurso que estimule la colaboración, y para lograr eso, es importante explicar a la personas que estamos haciendo el pedido, ¿para que lo necesitamos?, al hacer eso damos un sentido al trabajo que va a realizar la persona, siguiendo con el ejemplo:

“…Carlos necesito que hagas un Reporte de Cierre del mes de Julio y que me lo entregues el lunes 18 de agosto antes de las 5:00 PM. El Reporte lo necesito en Power Point, con las ventas en Dólares y Unidades, con comparaciones contra el Presupuesto y el año pasado. Carlos este reporte lo voy a estar presentando al comité de dirección y lo vamos a utilizar para hacer los ajustes necesarios a los planes comerciales de los próximos meses”

 

VERIFICACIONES Y COMPROMISO

Por ultimo debemos hacer algunas verificaciones que verificación y compromisonos permitan establecer los acuerdos y compromisos finales. En esta fase es necesario verificar que el receptor haya entendido el pedido y tenga las competencias para hacerlo. También es importante aclarar si vamos a realizar un seguimiento intermedio antes de la entrega y por ultimo dar espacio al receptor para que negocie la fecha de entrega. Estas verificaciones se podrían hacer de la siguiente forma:

“…Carlos necesito que hagas un Reporte de Cierre del mes de Julio y que me lo entregues el lunes 18 de agosto antes de las 5:00 PM. El Reporte lo necesito en Power Point, con las ventas en Dólares y Unidades, con comparaciones contra el Presupuesto y el año pasado. Carlos, este reporte lo voy a estar presentando al comité de dirección y lo vamos a utilizar para hacer los ajustes necesarios a los planes comerciales de los próximos meses”.

“¿Carlos tienes alguna duda con el pedido que te estoy haciendo?, ¿necesitas que te aclare algo?. Quiero que el día 13 de agosto a las 2:00, me presentes un avance y de esa forma poder aclarar cualquier duda o realizar algún ajustes. Carlos, por último ¿estas de acuerdo con los tiempos solicitados?.”

De esta forma hemos ido construyendo un pedido poderoso, paso a paso. ¿Cuánto podría mejorar la efectividad de tus pedidos, si implementaras lo que has leído?

La única forma de saberlo es implementándolo. Por lo tanto te invito a hacerlo y a comentar en este blog los resultados.

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Gerente General en Talent Leadership. Administrador de Empresas, con un post-grado en Marketing en el IESA, Coach Certificado, Consultor Gerencial y conferencista internacional. Tiene más de 18 años de experiencia en diferentes países de Latinoamérica en cargos gerenciales en áreas de Ventas, Marketing y Gerencia General, en empresas multinacionales de consumo masivo.

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